مدارک پایه (در همه پروندهها)
مدرک هویتی مالک یا مدعی: کارت ملی و شناسنامه
هر سند یا مدرکی که ملک را به شما نسبت میدهد: سند رسمی، قولنامه، مبایعهنامه، حکم دادگاه، گواهی حصر وراثت یا مدرک تصرف
نشانی دقیق ملک و در صورت امکان موقعیت آن روی نقشه
دسترسی به محل ملک برای برداشت میدانی
بر اساس وضعیت ملک، اینها هم لازم میشود
اگر ملک سند رسمی دارد
تصویر سند مالکیت (دفترچهای یا تکبرگ)
پلاک ثبتی (اصلی و فرعی) — معمولاً روی خود سند درج شده است
صورتمجلس تفکیکی، اگر ملک آپارتمانی است
اگر ملک سند رسمی ندارد
قولنامه یا مبایعهنامه و زنجیره انتقالات تا مالک رسمی
مدارک نشاندهنده تصرف: قبوض آب، برق، گاز، عوارض
هرگونه سابقه اداری یا قضایی مرتبط با ملک
این حالت دقیقاً همان وضعیتی است که قانون الزام به ثبت رسمی معاملات برای آن تکلیف تعیین کرده است.
اگر ملک موروثی است
گواهی حصر وراثت
مدارک هویتی همه وراث
سند مالکیت به نام متوفی
اگر ملک کشاورزی یا خارج از محدوده شهر است
مدارک مربوط به بهرهبرداری کشاورزی
سوابق مربوط به منابع طبیعی، در صورت وجود
نکته: طبق تبصره ۹ ماده ۱۰ قانون الزام، برای قطعات اراضی کشاورزی دارای تصرف مفروز و قانونی که وزارت جهاد کشاورزی بهرهبرداری کشاورزی آن را تأیید کند، امکان صدور سند مفروز حدنگار با قید کاربری کشاورزی پیشبینی شده است — با شرایطی که در همان تبصره آمده.
نبودِ کدام مدرک واقعاً مسیر را متوقف میکند؟
همه مدارک هموزن نیستند:
| مدرک | اگر نباشد چه میشود |
|---|---|
| دسترسی به محل ملک | برداشت میدانی انجام نمیشود؛ کار متوقف است |
| مدرک هویتی | احراز هویت ممکن نیست |
| پلاک ثبتی | متوقفکننده نیست — با نقشه UTM قابل تعیین است |
| سند رسمی | متوقفکننده نیست — پرونده مسیر دیگری میرود |
| قبوض و مدارک تصرف | کار انجام میشود ولی پرونده ضعیفتر است |
پیام این جدول روشن است: نداشتن سند، شما را از تهیه نقشه محروم نمیکند. بسیاری از کسانی که به نقشه ثبتی نیاز دارند، دقیقاً به این دلیل نیاز دارند که سند رسمی ندارند.
دو اشتباه رایج
اول: جمع کردن مدارک بدون اینکه بدانید پروندهتان کدام مسیر است. ابتدا موضوع را مشخص کنید، بعد مدرک جمع کنید.
دوم: فرض اینکه قولنامه بهتنهایی کافی است. قولنامه ادعای شما را نشان میدهد، اما موقعیت و حدود ملک را مشخص نمیکند — و همین دومی است که نقشه ثبتی تأمین میکند.
بعد از آماده شدن مدارک چه میشود؟
مسیر معمول این است: بررسی مدارک ← برداشت میدانی ملک ← تطبیق با سوابق ثبتی ← ترسیم نقشه و محاسبه مختصات ← تحویل خروجی برای بارگذاری در سامانه یا ارائه به مرجع مربوط.
اگر هدف شما ثبت ادعا در سامانه است، ادامه مسیر را در مدارک لازم برای درج ادعا ببینید. برای شناخت کلی خدمت هم نقشه ثبتی چیست نقطه شروع بهتری است.
سؤالات پرتکرار
اگر فقط قولنامه دارم، میتوانم نقشه ثبتی بگیرم؟
بله. نداشتن سند رسمی مانع تهیه نقشه نیست.
مدارک باید اصل باشند؟
برای بررسی اولیه معمولاً تصویر کافی است؛ در مراحل رسمی ممکن است اصل مدارک خواسته شود.
اگر مالک در دسترس نباشد چه؟
در این حالت معمولاً وکالتنامه رسمی لازم میشود. توضیح در وکالتنامه ملکی.